Le Wedding Plan, un outil indispensable pour les Wedding Planners

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272 . 2019

De Laura
27/2/ 2019

Il y a quelques semaines, lors du Wedd Challenge 2019, j’ai eu le plaisir de rencontrer Webert, le fondateur du Wedding Plan.

Lorsqu’il m’a présenté son logiciel conçu spécialement pour les Wedding Planners, j’ai totalement adhéré !

Vous ne connaissez pas encore le Wedding Plan ?
Aujourd’hui, vous allez tout savoir sur le fonctionnement de cet outil ingénieux !

Un petit bout d’histoire

C’est en organisant son mariage, accompagné par une Wedding Planner, que Webert, ingénieur informatique, a fait une découverte inattendue.
Aucun logiciel de gestion n’avait été créé pour les organisateurs de mariages.

Entre les fichiers Excel, les documents papier, les factures, les mails, etc., il était difficile de s’y retrouver.

Comment la Wedding Planner arrivait-elle a bien s’organiser dans ces conditions ?
Comment faisait-elle pour ne rien perdre et surtout ne rien oublier ?

En tant que futur marié, Webert voulait également pouvoir suivre l’avancée de l’organisation de son mariage, sans s’encombrer de toute cette paperasse.
Malheureusement ce n’était pas possible.

Il était temps de mettre en place une solution qui répondrait à toutes ces problématiques : le Wedding Plan était né.

Logo du logiciel Wedding Plan

Qu’est-ce que le Wedding Plan ?

Le Wedding Plan est le premier logiciel conçu spécialement pour les organisateurs de mariages.
Cette plateforme unique permet de centraliser et d’automatiser toute la gestion d’un événement.
Répartition du budget, choix des prestataires, création du rétro-planning, mise en place du programme du jour J, et bien plus encore.

Rien n’a été laissé au hasard !

Il est même possible de gérer ses devis, sa facturation et ses contrats depuis l’interface.
Toutes les informations sont sauvegardées et bien sécurisées.

De leur côté, les futurs mariés ont un accès qui leur permet de suivre l’évolution de l’organisation.
Inutile de passer des heures en rendez-vous ou encore au téléphone pour les rassurer.
Ils ont juste besoin de se connecter à leur espace privé pour consulter l’information ou poser leurs questions !

Ça devrait vous changer la vie n’est-ce pas ?

 

Le Wedding Plan

 

Quelques exemples concrets

1 – Une vision claire de l’événement

De combien de documents avez-vous besoin aujourd’hui pour faire le point sur l’organisation d’un mariage ?
Les utilisateurs du Wedding Plan ont simplement besoin de se connecter à leur espace personnel.
Toutes les informations sont à portée de clic.

Inutile de se déplacer en rendez-vous avec un sac de 10kg, un simple ordinateur et un bon WIFI feront l’affaire !

 

2-Un budget maîtrisé

La gestion du budget est l’une des étapes cruciales dans l’organisation du Jour J.
À la moindre erreur, l’état d’urgence est déclaré !

Pourquoi endurer tant de stress quand le Wedding Plan gère tout pour vous ?
En quelques secondes, vous créez un budget prévisionnel clair.
Vous avez une visibilité complète sur les dépenses, les réserves disponibles, les acomptes, etc.

Impossible de dépasser le budget ou d’oublier les règlements, grâce au système d’alerte.
Ce n’est pas de la magie, c’est du génie !

Budget dans le logiciel Wedding Plan

3- Une expérience client réussie

Le Wedding Plan a également été pensé pour les futurs mariés.
En tant qu’utilisateur du logiciel, vous pouvez leur donner un accès aux paramètres que vous sélectionnez.
Vous ne voulez pas qu’ils voient la partie du budget ? Il suffit de désactiver l’option.
Vos mariés veulent gérer une partie de leur mariage ? Vous n’avez qu’à répartir les tâches sur le logiciel.

Chacun sait ce qu’il doit faire en temps réel.

Les échanges sont simplifiés, vos clients sont heureux !
Cerise sur le gâteau, vous pouvez créer un site personnalisé pour vos mariés 2.0
Histoire du couple, informations importantes, tout y est.

En option payante ou offerte pour faciliter la vente, ce site personnalisé est un véritable atout pour améliorer votre expérience client.

Site des mariés dans Wedding Plan

 

Plus qu’un logiciel, le Wedding Plan est un véritable assistant personnel qui vous fera gagner un temps précieux.
Et que dire du fondateur ? Un homme généreux, qui met tout en œuvre pour satisfaire ses utilisateurs.
Il a placé l’humain au cœur de sa stratégie pour optimiser les performances de son logiciel : c’est beau !

Depuis la création du Wedding Plan en 2016, plus de 75 mises à jour ont été effectuées pour répondre aux demandes des organisateurs de mariage.
Cela représente en moyenne une mise à jour toutes les deux semaines. Vous ne vous rendez peut-être pas compte mais c’est énorme !

 

Est-ce vraiment possible de changer ses habitudes ?

Lorsque cela fait des années que vous travaillez selon vos méthodes, la transition vers un nouveau système peut faire peur.

Je les entends d’ici vos questions :
Combien de temps cela va-t-il me prendre de m’adapter au logiciel ?
Est-ce qu’il est si simple d’utilisation ?
Gagner du temps je veux bien, mais combien de temps cela représente par événement ?

Pour répondre à ces questions, j’ai choisi d’interviewer Sarah Lacroix, fondatrice de l’agence Exclusive Wedding.

 

Sarah Lacroix Wedding Planner

 

Son visage vous dit quelque chose ? C’est normal ! Elle était parmi les wedding planners selectionnés pour le fameux documentaire « Wedding Planners : Dans les secret des mariages hors du commun ».

Créée en 2005, son agence a déjà réalisé plus de 250 mariages sur la région de Toulouse !

Comment étiez-vous organisée avant d’adhérer au Wedding Plan ?

Avant le Wedding Plan, j’utilisais essentiellement des tableaux Excel pour m’organiser. Beaucoup de tableaux Excel !
Tout ce qui me servait à organiser mes mariages était enregistré sur mon ordinateur.

À chaque fois qu’il y avait un changement de programme, je devais reprendre mes fichiers un par un. Sans parler des innombrables envoie de récap et plannings aux mariés qui me prenaient un temps fou.

D’ailleurs, la plus grosse perte de temps a été le jour où mon ordinateur m’a planté moins d’une semaine avant deux mariages. Heureusement, j’ai retrouvé toutes les informations à temps, mais Je ne vous raconte pas dans quel état j’étais. 

Quand j’ai découvert le Wedding Plan fin 2017, je l’ai testé sur un mariage pour voir ce qu’il pouvait m’apporter. Depuis j’organise tous mes événements directement sur le Wedding Plan, avec l’assurance de ne plus perdre mes données !

 

 

De combien de temps avez-vous eu besoin pour vous adapter au logiciel ?

Le Wedding Plan est un logiciel très intuitif. La prise en main a été rapide. Sur toute la partie relation client, c’est-à-dire le rétroplanning, le budget, la gestion des prestataires, les invités, l’organisation du jour J, il ne m’a fallu que trois heures pour maîtriser l’outil dans les grandes lignes.

Et dans ce laps de temps, je ne compte pas le temps de saisie des informations. C’est vraiment ce qu’il y a de plus long et malheureusement, aucun logiciel ne peut encore le faire à ma place, Mais ça vaut le coup !
Au fur et à mesure des mariages, j’enrichis ma plateforme avec de nouvelles données, comme des nouveaux prestataires par exemple.

Au fur et à mesure des mariages, j’enrichis ma plateforme avec de nouvelles données, comme des nouveaux prestataires par exemple.
Cette base de données, je la consulte quand j’en ai besoin, en temps réel, où que je sois, de mon ordinateur ou de l’application mobile, c’est très pratique au quotidien.

Et puis il y a toujours des mises à jour, des nouvelles fonctionnalités très utiles que je découvre au fil du temps. Certaines fonctionnalités ont d’ailleurs été développées suite à ma demande !

C’est important pour moi que le Wedding Plan réponde au plus proche de mes besoins, avec une réactivité sans faille.

temps d'adaptation

 

Combien de temps avez-vous gagné par événement grâce au Wedding Plan ?

Sincèrement, j’ai gagné un temps fou, mais je ne pourrais le quantifier.
Côté formalités, tout se met à jour automatiquement. Je n’ai plus besoin d’envoyer des mails récap quotidiennement, c’est ce qui me prenait le plus de temps.
Idem pour les changements au niveau du planning.

Ce qui est génial c’est que les mariés participent aussi en temps réel à l’organisation de leur mariage.
Par exemple, je leur présente la liste des prestataires sur la plateforme, ils font leur choix en ligne. Plus besoin d’envoyer de mail avec la présentation complète de chaque prestataire, tout est déjà enregistré.

Les mariés peuvent saisir le nombre d’invités et le changer si besoin. Notifier qu’il ont payé un acompte ou régler une prestation. Cerise sur le gâteau, les prestataires peuvent avoir accès à ces informations en se connectant via leur interface prestataire 

Des exemples, je pourrais vous en citer des centaines !

Retrouvez tous les témoignages des utilisatrices du Wedding Plan. 

wedding planner heureuse

 

Le mot de la fin pour le créateur

Webert, si vous aviez un message à faire passer aux utilisateurs du Wedding Plan et à tous les futurs utilisateurs de votre plateforme, ce serait lequel ?

« Je leur dirais que le Wedding Plan a été pensé par et pour les Wedding Planners.
Il était important pour moi que ce logiciel réponde à toutes les demandes des organisatrices de mariage. Plus de 95% des fonctionnalités mises en place sont le résultat d’échanges avec les utilisatrices.
Nous avons avancé ensemble pour concevoir un logiciel complet qui s’adapte au quotidien de chacune.
La satisfaction des utilisatrices du Wedding Plan est ma plus grande préoccupation.
Je reste toujours à l’écoute des demandes et je fais toujours le maximum pour y répondre au mieux.
Donc, si vous avez des remarques ou suggestions, n’hésitez pas, c’est avec plaisir !
Pour finir je voulais remercier tous les wedding planners qui utilisent le Wedding Plan. C’est grâce à vous que nous en sommes là aujourd’hui. Un grand merci à vous ! »

Webert Zele, fondateur du logiciel Wedding Plan

Vous l’aurez compris, chez Planners nous sommes fans du Wedding Plan. Mais comment ne pas l’être serait plutôt la bonne question.

Attention, cet article n’est pas un article sponsorisé. Nous souhaitions simplement partager avec vous notre dernière trouvaille.
Maintenant que vous connaissez ce logiciel innovant, vous savez à quel point il peut améliorer votre quotidien.

Et vous, que pensez-vous du Wedding Plan ?

 

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